|
Situación
Actualmente, la tendencia en el mercado se orienta hacia la externalización de servicios para procesos hipotecarios, en entidades financieras.
UGH es una empresa que se orienta hacia la provisión de servicios financieros de outsourcing, para entidades bancarias, en la gestión de hipotecas.
Gestiona y registra la información y operaciones contables, a través de un sistema denominado TSEO. Este sistema revisa expedientes y realiza el seguimiento correspondiente; además de generar movimientos contables que se replican en diarios generales para su posterior integración en Microsoft Dynamics NAV.
Esta herramienta de registro, procesa únicamente datos contables en registros diarios y no realiza procesos de análisis de la información resultante.En consecuencia, situaciones como la presentación periódica de libros fiscales (IRPF, IVA, etc.), eran tareas que se realizaban manualmente.
Asimismo, su operativa administrativa estaba condicionada por el procesamiento manual de entrada de facturas, consumiendo tiempo y generando frecuentes incompatibilidades en la secuencia de registros.
Solución
A través de una consultoría de procesos, el equipo de profesionales de Active planteó una serie de modificaciones en los procesos de gestión, con el fin de incrementar la fiabilidad de la información, sin necesidad de cambiar la estructura básica de su sistema. Entre las modificaciones realizadas, se destacan:
La centralización e integración de toda la información resultante en Microsoft Dynamics NAV para su posterior análisis.
La habilitación de un módulo de análisis financiero, que permite mantener la información contable y fiscal completamente actualizada y lista para ser extraída de forma automática.
También, se destaca la creación de un menú de selección para registrar operaciones, que permite que cualquier movimiento elegido, siga su propia secuencia lógica, evitando la duplicidad de procesos, documentos, tareas y/o registros.
Por último, las operaciones de facturación manual, han sido eliminadas, realizadas ahora, desde Microsoft Dynamics NAV, que genera las facturas de venta o compra automáticamente.
Beneficios
Actualmente, el sistema se encuentra funcionando de manera óptima y obtiene como resultado, información fiable en menor tiempo.
Se han optimizado los procesos y centralizado la información en un solo sistema, dedicando un mínimo de recursos, lo que permite garantizar que la información que se obtiene es única e igual para todos. Además, se encuentra accesible para cualquier usuario y se actualiza en tiempo real.
También, se ha conseguido minimizar los esfuerzos administrativos, mediante la automatización de tareas como la generación de informes, documentos y presupuestos que ahora, están perfectamente integrados con la ofimática de la empresa (Word, Excel…).
Funcionalmente, la relación entre departamentos ha mejorado significativamente, dado que los procesos están definidos en el sistema.
Así los responsables de cada área pasan a disponer de las soluciones de gestión adecuadas a las necesidades propias del negocio, facilitando en gran medida el trabajo en equipo y el diálogo interdepartamental.
|